Come ormai tutti sanno, dal 1° gennaio 2019 entrerà in vigore la fattura elettronica obbligatoria anche tra privati.

Dal 2015 le fatture elettroniche sono diventate il documento obbligatorio per tutti i rapporti con la PA, gli enti pubblici e verso le società quotate. Con l’inizio del nuovo anno, l’obbligo si estenderà anche alle aziende e ai detentori di partita IVA e quindi alle strutture ricettive italiane.

Cosa ha di diverso una fattura elettronica?

La fatturazione elettronica è un sistema digitale per l’emissione, la trasmissione e la conservazione delle fatture. Il sistema utilizza un processo totalmente informatizzato che evita l’utilizzo del cartaceo e i relativi costi di stampa, spedizione e conservazione.

Un’importante differenza è che le fatture elettroniche devono essere prodotte in un nuovo formato digitale chiamato XML (eXtensible Markup Language). Questo nuovo formato è un linguaggio informatico che consente di definire e controllare il contenuto di un documento, verificando che sia conforme ai controlli previsti per legge.

ATTENZIONE: Sarà legalmente considerato valido ai fini della fatturazione il solo file generato in formato XML,  mentre eventuali documenti in pdf, fogli di testo o di calcolo non saranno ritenuti idonei dallo Stato italiano.

Cos’è il Sistema di Interscambio (SdI)?

Tutte le fatture elettroniche devono passare attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), un sistema informatico, gestito dall’Agenzia delle Entrate, che ha il compito di:

– ricevere le fatture elettroniche emesse;

– controllare i dati contenuti nelle fatture elettroniche;

– inoltrare le fatture elettroniche ai vari destinatari.

A differenza di molti PMS che si avvalgono di un consulente esterno, RoomCloud è certificato per l’invio della fattura elettronica al SdI del Ministero.

Come emettere una fattura elettronica?

Attraverso il proprio gestionale, l’albergatore dovrà emettere la fattura in formato XML, firmarla digitalmente, inviarla al Sistema di Interscambio e controllare che venga approvato per l’upload sul portale del Ministero.

Ovviamente, per svolgere queste operazioni occorre un sistema in grado di farlo, come RoomCloud! Il nostro software gestionale è infatti in grado di:

1. Generare una fattura elettronica in formato XML, secondo le indicazioni della normativa;
2. Far apporre la firma digitale alla fattura per conto della struttura;
3. Inviare la fattura al SDI (sistema di interscambio);
4. Riceve le conferme di ricezione e convalida del documento
5. Conservare a norma le fatture.

Come si conservano le fatture elettroniche?

Secondo la nuova normativa, è obbligatoria la conservazione sostitutiva delle fatture per il tempo legale di 10 anni. E’ importante sottolineare che conservare le fatture elettroniche non vuol dire archiviarle su servizi di hosting come Drive o simili, o in versione cartacea, ma salvarle in un sistema informatico che dia loro valore legale nel tempo.

Questa modalità garantisce diversi vantaggi:

• elimina il rischio che le fatture vadano perse o distrutte
• riduce considerevolmente i tempi per la ricerca
• facilita la consultazione delle fatture.

RoomCloud offre il servizio di conservazione sostitutiva a norma delle fatture! In questo modo potrai usufruire del nostro spazio di conservazione sicuro e certificato.